首先，当学生发生意外伤害或需要报销医疗费用时，家长需要及时联系学校的保险管理员或者相关人员。

其次，家长需要根据要求，准备齐全所有报销所需的文件，并按要求进行整理和归档。

接下来，家长需要将准备好的报销文件提交给学校的保险管理员或相关人员。他们会审阅并核对文件，确保所有的信息和费用是符合要求的。

最后，一般情况下，学校会将报销材料提交给保险公司进行核准和报销。