根据《中华人民共和国发票管理办法》，开具外费用发票需要遵循一系列规定。首先，发票人需提供发票申请书、相关发票资料及所需发票材料的复印件等。
外费用发票主要分为增值税专用发票和普通发票。增值税专用发票主要为外费用服务提供商提供税务证明，内容需包括“增值税专用发票”、“外费用”和“服务”等。普通发票则主要为报销的外费用提供税务证明，内容需包括“普通发票”、“外费用”和“服务”，也可加入“外费用”。
在开具外费用发票时，还需准备消费者的相关资料，如姓名、联系方式、收款方资格证明等，以及被报销外费用的发票，以便报销商进行核实。
从中国发票法角度看，外费用发票属于“服务类发票”。其主要特征是收费方或收款方本人均可开票，但开票人必须是有资格的发票人，且需有发票号、税务登记证号等信息，以便按税法规定进行税务管理。为保证发票的有效税务管理，报销企业应采取措施收集收款人的资格证明等信息，以便与发票内容进行核对验证。