备查账的格式由企业自行确定，但一般需要做到简便易查询。备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。
备查账的外表形式一般采用活页式。为使用方便备查账一般采用活页式账簿。与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。
以建立“应收票据备查簿”为例来说明备查账的建账方法：企业设置“应收票据备查簿”时，应该逐笔登记每一张应收票据的种类、号数和出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率、贴现日期、贴现率和贴现净额，以及收款日期和收回金额等资料。应收票据到期结清票款后，应在备查簿内逐笔注销。