当员工需要报销差旅费时，财务部门需要按照以下步骤进行会计分录。
首先，如果员工没有向公司借钱，那么在报销差旅费时，财务部门的会计分录应为：借记管理费用-差旅费，贷记库存现金。这是因为员工的费用将计入公司的管理费用，而库存现金则减少相应的金额。
其次，如果在员工出差期间，公司有向员工出借资金的情况，那么在员工借款时，财务部门的会计分录应为：借记其他应收款，贷记库存现金。这是因为员工的借款将计入其他应收款，而库存现金则减少相应的金额。
接下来，在员工报销差旅费时，根据报销的具体情况，财务部门的会计分录会有所不同。如果员工的差旅费已经全部花完，那么会计分录应为：借记管理费用-差旅费，贷记其他应收款。这是因为员工的报销费用将计入管理费用，而其他应收款则减少相应的金额。
最后，如果员工在报销差旅费后还有剩余的现金，那么会计分录应为：借记库存现金，管理费用-差旅费，贷记其他应收款。这是因为员工剩余的现金将计入库存现金，而管理费用和其他应收款则相应减少。
总之，财务部门在进行差旅费报销的会计分录时，需要根据具体情况进行合理的记录和处理，以确保账务的准确性和合规性。