入库单并非从外部引入，而是企业内部自制的一种文件。其主要功能是对采购实物的入库数量进行确认，同时也起到了对采购人员和供应商的监控作用。如果没有实物入库的控制，就无法防止采购人员与供应商串通舞弊，虚报采购量、实物短少的风险。因此，入库单是企业内部管理和控制的重要凭证。
原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。其基本内容包括但不限于：凭证名称、填制日期、凭证编号、填制和接受凭证的单位名称、业务内容、业务数量和金额、填制单位、填制人、经办人或验收人的签字盖章等。原始凭证的种类繁多，如发货票、收货单、领料单、银行结算凭证、各种报销单据等。
原始凭证按来源不同，可以分为自制和外来原始凭证。自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成经济业务时填制的凭证。根据反映业务的方法不同，自制凭证又可以细分为一次凭证，累计凭证和汇总凭证。一次凭证如“现金收据”、“银行结算凭证”、“收料单”、“领料单”、“发货票”等；累计凭证如“限额领料单”等；汇总原始凭证如“发料汇总表”、“工资结算汇总表”等。而外来原始凭证则是经济业务发生时，从其他单位取得的原始凭证，如供应单位的发货单等。