根据《会计档案管理办法》的规定，单位在利用会计档案时必须严格遵守相关制度。在进行会计档案的查阅、复制和借出时，单位应当履行登记手续，严禁篡改和损坏会计档案。此外，单位保存的会计档案一般不得对外借出。
然而，在某些特殊情况下，如果确因工作需要且符合国家有关规定，单位可以借出会计档案。在这种情况下，单位必须严格按照规定办理相关手续。
首先，单位应当明确借出会计档案的目的和范围，并确保借出的档案不会泄露单位的机密信息。其次，单位应当与借出方签订书面协议，明确借出期限、使用范围和责任承担等事项。同时，单位还应当要求借出方提供相应的担保措施，以确保借出的会计档案能够安全归还。
在借出会计档案期间，单位应当定期与借出方进行沟通，了解档案的使用情况，并及时解决可能出现的问题。一旦发现借出的会计档案被篡改或损坏，单位应当立即采取相应措施，保护自身权益。
总之，单位在利用会计档案时必须遵守《会计档案管理办法》的规定，严禁私自外带会计档案。只有在特殊情况下，确因工作需要且符合国家有关规定时，单位才可以借出会计档案，但必须严格按照规定办理相关手续，确保会计档案的安全和完整性。