当小规模纳税人前往税务局申请代开发票时，必须准备一系列必要的文件。这些文件通常包括：有效的营业执照副本、相关合同文档、公司的公章以及填写完整的代开发票申请审批表。

在处理账务方面，小规模纳税人应当遵循以下步骤：首先记录应收账款等相关科目的增加；随后确认主营业务收入的增加；最后，根据适用的税率计算并记录应交增值税额。